kamunikasi dalam organisasi

KOMUNIKASI  DALAM  ORGANISASI

I.           PENGERTIAN

Komunikasi bukan hanya sekesar sebagai proses pemberitahuan dari satu pihak ke pihak yang lain, yang dapat berupa rencana-rencana, instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, sarana-sarana dan sebagainya.Oleh karena itu apabila seseorang mengirimkan surat, menempelkan pengumuman, menelpon dan sebagainya, maka orang tersebut telah menganggap dirinya melaksanakan komunikasi.

Komunikasi diartikan sebagai penyampaian warta dari pihak yang satu kepada pihak lainnya, bertujuan menjalin pengertian yang baik antara si pemberi warta dengan orang yang menerima warta.

Jadi komunikasi yang dimaksud disini adalah jalinan pengertian antara pihak yang satu dengan pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.

Pemindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi dll.

II.   PROSES KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi terdapat tahap-tahap dimana suatu “gagasan” atau “pengertian” dikirimkan dari sumbernya (komunikator) sampai gagasan atau pengertian tersebut dijalankan oleh orang yang menjadi sasaran komunikasi (komunikan atau penerima).

Tahap-tahap komunikasi adalah :

1.       Tahap idiasi;

Tahap idiasi adalah proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

2.       Tahap encoding;  tahap dimana semua gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirim kepada komunikan dan juga pilihan saluran media komunikasi yang akan digunakan. Sandi atau simbol dapat berupa kata-kata (lisan atau tulisan), gambar/poster/grafik atau tindakan.

3.       Tahap pengiriman;  pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Keputusan yang tepat dalam memilih/menentukan saluran yang tepat merupakan hal yang sangat penting.

Komunikasi lisan digunakan apabila kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakantubuh, intonasi suara, dll.) dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.

Komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti : memo, surat, laporan catatan, dll.

4.       Tahap penerimaan;  penerimaan pesan ini dapat melalui proses pendengaran, membaca atau mengamati, tergantung pada saluran atau media yang digunakan untuk mengirimkannya.

5.       Tahap decoding; pesan yang diterima diinterpretasikan, dibaca, diartikan dan diuraiakan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berpikir.

Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidak sesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau ide yang di “encoding”  oleh komunikator.

6.       Tahap tindakan atau umpanbalik (feedback); penerima akan menyampaikan berita balasan yang ditujukan pada pengirim. Dalam tahap ini respon komunikan dapat berbentukusaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan lain.

III.     SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.       Komunikasi Internal;  komunikasi antara para anggota organisasi.  Terdiri dari :

1.              Komunikasi vertikal

2.              Komunikaso horizontal

3.              Komunikasi diagonal

Jadi komunikasi berfungsi sebagai :

1.       memberikan perintah/instruksi

2.       menyampaikan informasi

3.       memberi laporan

4.       memberi saran, nasehat dari seseorang kepada orang lain.

B. Komunikasi eksternal

Komuniasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi.

Komunikasi ini terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yakni

-       Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan,

-       Khalayak kepada organisasi.

IV. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

1.       Giver (komunikator), yaitu orang yang menyampaikan ide, pesan.

2.       Pesan, yaitu  informasi = ide

3.       Saluran, yaitu alat yang dipakai untuk komunikasi

4.       Feed Back (action), yaitu  reaksi yang diberikan oleh receiver (penerima)

V.         SYARAT-SYARAT KOMUNIKASI YANG BAIK

1.       Komunikasi harus mudah dimengerti (jelas, tegas, singkat),

2.       Komunikasi harus lengkap,

3.       Komunikasi harus tepat waktu,

4.       Komunikasi menggunakan media yang tepat,

5.       Komunikasi harus timbal balik,

6.       Komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi.

7.       Komunikasi perlu menghindarkan kata-kata yang kurang enak/kurang baik.

VI. HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF

A.   Hambatan organisasional ini terdiri dari

(1)        Tingkat hierarchi (hirarki);

(2)        Wewenang manajerial

(3)        Spesialisasi

B.  Hambatab Antar Pribadi

(1)        persepsi selektif

(2)        status atau kedudukan komunikator

(3)        keadaan membela diri

(4)        pendengaran lemah

(5)        ketidak tepatan menggunakan bahasa

VII.   PENINGKATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI.

Manajer harus dapat meningkatkan efektifitas komunikasi dalam organisasinya, untuk dapat mengatasi kesulitan/hambatan dalam berkomunikasi.

Ada beberapa cara yang perlu dilakukan:

1.       Meningkatkan kesadaran anggota organisasi akan pentingnya kebutuhan komunikasi.

2.       Penggunaan umpan – balik (komunikasi dua arah)

3.       Menjadi komunikator yang lebih efektif

4.       Membuat pedoman komunikasi yang baik.

PROSES KOMUNIKASI

MODEL KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

					PENERIMA

 

MODEL KOMUNIKASI YANG LEBIH LUAS (TERPERINCI)

DALAM ORGANISASI

 

 

 

Hambatan-hambatan komunikasi secara organisasional

Ketepatan komuni Kasi cenderung Berkurang Melalui rantai perintah

DIREKTUR                                                                        DIREKTUR

 

WKL. DIREKTUR                                                    WKL. DIRWKTUR

 

MANAJER DEVISI                                                  MANAJER DIVISI

 

MANAJER PABRIK                                               MANAJER PABRIK

 

PENYELIA                                                                           PENYELIA

 

KARYAWAN                                                                  KARYAWAN

HILANGNYA INFORMASI DALAM RANTAI PERINTAH